Работать в режиме многозадачности, конечно, нелегко. Приходится контролировать множество текущих процессов и оперативно откликаться на входящие задачи. Но правильно распределив нагрузку и расставив приоритеты возможно быть эффективным в этом режиме.
Как правильно распределить нагрузку в условиях многозадачности рассказывает психолог Виктория Алексеевна Хорошилова.
Здесь есть два камня преткновения:
1. Многозадачность сама по себе. Мы живём в стремительном ритме, решения необходимо принимать быстро, много, часто. Основное, что нужно усвоить — наш мозг ограничен и мы не можем делать несколько задач одновременно. Есть много исследований на эту тему. В исследовании ( G. Mark, D. Gudith, U. Klocke, January, 2008) выявился факт: тот, кто работает в режиме многозадачности выполняет задачу быстрее, чем тот, кто работает только над одной задачей. За счет чего он делает работу быстрее? За счет ускорения, сокращения объема работ (например, такие сотрудники пишут email более кратко), напряжения и дополнительных усилий. Это приводит к стрессу и хронической усталости.
Другие исследования говорят о том, что последовательная работа от одной задачи к другой более эффективна, в таком ритме снижается шанс совершить ошибку и на выходе объем работы может быть выше, чем если Вы урывками делаете одну задачу, потом перескакиваете на другую — по итогу дня у Вас может быть выполнено несколько задач только на какую-то часть. Здесь также важно планирование, об этом поговорим ниже. Основное — делайте задачи шаг за шагом и не перескакивайте на другие, сначала завершите хотя бы одну задачу.
2. Перфекционизм — убийца эффективности. Перфекционисты так заняты доведением шрифтов в презентации Power Point до идеальности или бесконечной вычиткой пресс-релиза на 1 страницу, что могут упустить действительно важные вещи. Перфекционисты концентрируются на мелочах и второстепенных вещах и часто из-за этого не могут донести суть своей идеи. Не нужно выполнять задачи на 100% — это не всегда оправдано. Достаточно — сделать достаточно. И помните — всегда лучше, когда текст написан и опубликован, чем написан и не сдан, потому что Вам кажется, что он не идеален.
Как же со всем этим справиться?
1. Планирование. Мне нравится подход Стивена Кови. Он предлагает разделить дела на 4 квадранта:
• важное/срочное;
• важное/несрочное;
• неважное/срочное;
• неважное/несрочное.
У Вас получится матрица дел и будут ясны приоритеты. Обновлять задачи следует каждый день или даже несколько раз в день.
2. В приоритете задачи, которые Вы можете делегировать. Если у Вас есть сотрудники или подрядчики, то первое, что Вы должны сделать — это делегировать задачи им. Пока Вы выполняете задачи, которые нельзя делегировать, параллельно сотрудники и подрядчики будут работать над другими задачами и на выходе у Вас будет больше выполненной работы.
3. Бывает, что в процессе работы «прилетают» новые срочные задачи. Если у Вас есть руководитель или клиенты, то Вы должны выполнить в первую очередь их задачи и остальные сделать позже. В любом случае, сначала доделайте то, над чем Вы уже работаете и далее приступайте к новым срочным делам, если не требуется, чтобы новая задача была выполнена через полчаса. Обязательно обновите свою матрицу планирования.
Затягивание дел до последнего момента — это отдельная тема, у которой много причин:
1. Вы не знаете, как сделать задачу.
2. Боитесь ошибиться.
3. Вам кажется, что Вы всё успеете.
4. Вы не хотите делать эту задачу.
Если Вы не знаете, как сделать задачу, то откладывание Вам знаний не прибавит. В начале дня делайте наиболее сложные задачи для себя — остальные задачи в Вашем «to do листе» покажутся очень простыми. Найдите с кем посоветоваться, найдите информацию в интернете — дайте себе достаточно времени, чтобы разобраться. Невыполнимых задач не существует!
Страх ошибки. Часто люди предпочитают ничего не сделать, чем ошибиться. С этим необходимо работать. Ошибка — это нормально, и любая деятельность сопряжена с ошибками. Так мы растем над собой и получаем опыт. Невозможно сразу родиться с полными знаниями в своей профессиональной деятельности. Ошибки двигают Вас вперёд, а если Вы боитесь недовольства руководителя, то не сделанное дело скорее приведёт его в бешенство, чем сделанное задание, но с ошибкой. Когда Вы не даёте себе ошибаться из страха или перфекционизм — Вы сознательно тормозите свой рост.
Вам кажется, что Вы всё успеете. Чтобы избежать иллюзий, необходимо четко планировать свои дела. Вам поможет описанный выше метод квадрантов. Все не срочные дела рано или поздно станут срочными и лучше сделать их заранее, чтобы избежать гонки, спешки и тревоги.
Вы не хотите делать эту задачу.
Давайте будем честными: если Вы НЕ хотите что-то делать, Вы придумаете множество умных способов, чтобы отложить это дело. Вопрос в том, почему Вы откладываете? Как правило, мы откладываем те дела, которые вызывают у нас какие-либо отрицательные эмоции. Подумайте о том деле, которое Вы избегаете. Представьте, что Вы начинаете его делать. Что Вы чувствуете? Не важно, что Вы почувствуете — стыд, страх, гнев — всё это отрицательные эмоции, которые приносят в нашу жизнь дискомфорт. А человек склонен избегать дискомфорт. Здесь нужно разобраться почему Вы не хотите делать это дело — возможно это причины выше, тогда Вы уже знаете как с этим работать. Возможно Вы уже устали или утомились — сделайте перерыв, работа никуда не денется. Выполняйте с утра, в первую очередь, не только сложные дела, но и те, которые вызывают у Вас больше всего сопротивления — и Вы будете знать, что худшее уже позади!
Ключ в работе в режиме многозадачность и горящих дедлайнов — планирование. Чем больше Вы будете уделять время планированию, тем эффективнее Вы будете работать и тем меньше у Вас будет стресса. Многие пренебрегают процессом планирования и думают, что есть другие более срочные и важные дела. Но это есть самое больше заблуждение. Сначала план — потом действия. Это секрет любой успешной стратегии!
7 признаков нездоровых отношений и как из них выйти
«Далее»
Топ-5 похитителей жизненной энергии
«Далее»
Как справиться с синдромом самозванца
«Далее»
Уйти от абьюзера. А что дальше?
«Далее»
Ходьба приведет мысли в порядок
«Далее»
Как понять, что у вас утомление
«Далее»
Никсен: искусство ничего не делать
«Далее»